新型コロナ禍における「役員会ウェブ会議システム」活用について

すみれが丘町内会長 島山博明

副会長   大谷孝文

すみれが丘町内会では、早くからIT技術を活用した広報や情報化に取り組んできました。これにより約2年に亘る新型コロナ禍の状況下において、極めてタイムリーに成果を出すことができました。まず、2020年6月に「町内会ホームページのリニューアル」が完了し、スマホでの閲覧への対応とスムースな更新が可能となりました。また、2020年2月が新型コロナ禍による「最後の対面役員会」となり、その後は「メーリングリストを使用した役員会」を行いました。さらに、2020年9月からは「役員会ウェブ会議システム」とwifi設備(すみれが丘町内会館)を導入し、リモートで16名程度が、町内会館で10名程度が役員会に出席することとしました。会館では360度撮影できるウェブカメラ等を使用して、密を作らず、スムースな会議への接続状況(ZOOMを使用)を実現しました。これにより2021年12月までに毎月、合計16回の役員会を開催しました。なお、役員の総数は26名です。

1.主な経緯

時期主な経緯
2020年2月1日最後の対面での役員会(@すみれが丘町内会館)
2020年6月 リニューアルしたホームページの公開
2020年3月~8月「メーリングリストを使用した役員会」の開催 (毎月、計6回)
2020年9月~ 2021年12月 すみれが丘町内会「役員会ウェブ会議システム」 を用いた役員会の開催
※すみれが丘町内会館での出席者は会長・議長など会議運営者中心で10名以下とする(CO2濃度700ppm以下が目安)
※役員の出席率は全16回で94.6%、前年度は90.9%)

以上のように新型コロナ禍の状況下でも、毎月役員会を継続して開催し、役員間並びに町内会員とのコミュニケ―ションが維持できたとともに、役員の出席率が向上したという大きな成果が得られました。リモートにより遠隔地滞在中や移動中でも参加が可能となり、好結果に繋がったと思われます。また、会議の様子を録音・録画することで記録に残すことができ、さらに資料はメール配信した上で会議中は画面表示することで、「紙配布」をほとんどなくすことができました。

2.「役員会ウェブ会議システム」の利用状況

 今回導入した「役員会ウェブ会議システム」は定例役員会の他、以下のように行政機関との会議で利用された他、すみれが丘地区の各種行事などにも活用されています。

※すみれが丘小地域防災拠点運営委員会

2020年10月及び2021年8月 / 区役所、消防署、すみれが丘小学校、すみれが丘PTA、民生委員、すみれが丘町内会委員等18名が参加

※すみれが丘町内会と地域のつどい

2021年2月 / 区役所とすみれが丘町内会役員14名が参加

会館でのTV会議システム活用状況
TV会議システムを利用した役員会の実施状況

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です